Poučení o zpracování osobních údajů

ZÁKLADNÍ SHRNUTÍ

Společnost Wotan Forest, a.s. se sídlem Rudolfovská tř. 202/88, České Budějovice 4, 370 01 České Budějovice, IČO 26060701, společnost je zapsána v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích oddíl B, vložka 1306 (dále jen „Wotan Forest“ nebo „naše společnost“) provádí zpracování Vašich osobních údajů, neboť je to nezbytné pro splnění smlouvy s Vámi ohledně prodeje zboží (nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením takové smlouvy), a dále provádí zpracování Vašich osobních údajů, které je nezbytné pro plnění veřejnoprávních povinností této společnosti. Společnost Wotan Forest, a.s. je správcem Vašich osobních údajů.

Kontaktní údaje správce:

Telefon:                             +420 569 661 948

Email:                  info%z%wotan.cz

Datová schránka:  aamexvt

 

Pověřenec pro ochranu osobních údajů: není ustanoven

 

Toto poučení shrnuje základní zásady zpracování osobních údajů ze strany Wotan Forest, pokud se jedná o osobní údaje skutečných či potenciálních smluvních partnerů – fyzických osob.

 

Přehled zpracovávaných (typů) údajů a jejich zdroje

Osobní údaje smluvních partnerů - fyzických osob (dále jen „kupující“), které bude Wotan  Forest zpracovávat, zahrnují zejména údaje poskytnuté takovými osobami [typicky jméno a příjmení, místo podnikání, IČO, DIČ, číslo účtu, kontaktní údaje (e-mailová adresa a telefonní číslo), datum narození, údaje uvedené ve smlouvě, fakturované a hrazené (dlužné) částky, údaje o probíhajícím plnění a komunikace s kupujícími (či jejich zaměstnanci)]. V souvislosti s komunikací s kupujícím si Wotan Forest může ukládat také některé technické údaje, tedy čas provedené komunikace s kupujícím a IP adresu, z níž bude zaslána.

 

Účely zpracování

Primárním účelem zpracování osobních údajů kupujícího bude uzavření a plnění uzavřené smlouvy. V této souvislosti budou údaje dále používány k evidenci a řádnému plnění smluvních vztahů Wotan Forest, pro kontrolu činnosti našich zaměstnanců, pro statistické účely, další rozvoj služeb Wotan Forest, a to buď služby, které se týká uzavřená smlouva, nebo vnitřních administrativních postupů ve Wotan Forest, k vymáhání pohledávek a k ochraně práv Wotan Forest a třetích osob (např. dalších smluvních partnerů), zejména před protiprávní činností. Údaje (zejména získané z komunikace s kupujícím, jako je IP adresa a čas komunikace) budou užívány také za účelem IT bezpečnosti Wotan Forest. Dále budou osobní údaje kupujícího užívány Wotan Forest za účelem plnění jejích právních povinností, zejména podle předpisů upravujících vedení účetnictví a daně, předpisů týkajících se ochrany osobních údajů (a to jak kupujícího či osob za něj jednajících), předpisů o regulaci reklamy atp. a pro účely přímého marketingu (tedy zejména zasílání nabídek na naše další produkty a služby, tedy kontaktováním e-mailem či telefonem).

 

Právní základ zpracování

Právním základem zpracování osobních údajů kupujících je nezbytnost plnění smlouvy (vč. vymáhání vzniklých pohledávek), oprávněné zájmy Wotan Forest (dané zájmem na evidenci smluvních vztahů a zájmem na ochraně jejich práv proti protiprávní činnosti včetně IT bezpečnosti, a další rozvoj produktů či služeb Wotan Forest, zpracování pro přímý marketing) a třetích osob (zejména dalších smluvních partnerů podílejících se na plnění)  a plnění zákonných požadavků (zejména předcházení deliktní činnosti, plnění požadavků podle předpisů o ochraně osobních údajů (zejména Nařízení), vedení účetnictví a plnění povinností podle daňových předpisů.

 

 

Doba, po níž budou údaje zpracovávány

Kontaktní údaje kupujícího pro účely zasílání obchodních sdělení bude Wotan Forest zpracovávat po dobu, než kupující vyjádří s takovým zasíláním nesouhlas. I pak ale bude Wotan Forest zpracovávat základní údaje o tom, proč kupujícímu obchodní sdělení zasílala, po přiměřenou dobu k prokázání oprávněnosti takového zasílání.

Osobní údaje budou zpracovávány po přiměřenou dobu s ohledem na účel zpracování (např. smlouvy budou standardně evidovány po dobu 10 let od jejich zániku). Pokud je doba zpracování stanovena právními předpisy, budou osobní údaje zpracovávány po takovou dobu, pokud dále uvedené důvody neodůvodní delší dobu zpracování. Při určení přiměřenosti doby zpracování osobních údajů bude dále vycházeno zejména z těchto hledisek (i) délky promlčecí doby, (ii) pravděpodobnosti vznesení právních nároků, (iii) obvyklých postupů na trhu, (iv) pravděpodobnosti a významu hrozících rizik a (v) případných doporučení dozorových orgánů.

 

Aktualizace údajů

Za účelem aktualizace dat je možné Wotan Forest kontaktovat na níže uvedených kontaktech, nejlépe e-mailem na info%z%wotan.cz

 

 

Obchodní sdělení

Údaje o kupujícím můžeme zpracovávat také pro účely tzv. přímého marketingu, což je typicky zasílání e-mailů nebo telefonické kontakty s nabídkami podobných výrobků či služeb, jako jste od nás odebírali. Zasílání nabídek není časově omezeno, pokud ovšem vyjádříte přání, abychom Vám takové nabídky již dále nezasílali, nebudeme Vám je zasílat. I nadále však budeme zpracovávat po přiměřenou dobu základní údaje o zasílání, abychom byli schopni prokázat, proč jsme Vám tyto nabídky zasílali. Vaše údaje nebudeme za účelem zasílání nabídek předávat žádným třetím osobám (vyjma našich subdodavatelů – zpracovatelů, kteří budou zpracování provádět pro nás).

Kupující bere na vědomí, že mu budou ze strany Wotan Forest ve smyslu ustanovení § 7 zákona č. 480/2004 Sb. zasílána obchodní sdělení na jeho adresu (včetně e-mailové), bude kontaktován nevyžádaným directmailem obsahujícím obchodní sdělení týkající se produktů, obchodu a služeb Wotan Forest. Kupující může toto zasílání kdykoliv odmítnout na adrese sídla Wotan Forest či prostřednictvím e-mailové adresy info%z%wotan.cz. Takové odmítnutí nemá - neurčí-li kupující výslovně jinak – vliv na zasílání jiných druhů obchodních sdělení, než na které kupující reaguje.

 

Jak bude zpracování probíhat a jeho konsekvence

Většina zpracování probíhá počítačově, takže Vaše údaje budeme obvykle zpracovávat v počítačovém systému (např. e-shop, v rámci aplikace Outlook pokud jde o e-maily, v našem účetním systému, pokud jde o údaje nutné pro fakturaci apod.). Tím samozřejmě není vyloučeno ani zpracování písemností v kartotékách, jako je systém pro uložení papírových smluv či kartotéky vizitek, které si vedou naši jednotliví zaměstnanci.

Wotan Forest bude osobní údaje zpracovávat zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů. Písemnosti bude Wotan Forest zpracovávat ve své kartotéce. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany kupujícího je dobrovolné (ovšem bez poskytnutí určitých údajů nebude smlouva uzavřena a v některých případech jsou následně některé údaje vyžadovány zákonem, zejména předpisy o účetnictví).

 

Rodné číslo

Vaše rodné číslo budeme zpracovávat pouze, pokud ho sami dobrovolně na smlouvě uvedete nebo to bude vyžadovat právní předpis (pokud to není stanoveno výslovně právním předpisem, naše společnost netrvá na tom, abyste Vaše rodné číslo na smlouvy uváděli, raději jej tedy do smluv neuvádějte).

V případě, že kupující – fyzická osoba poskytne Wotan Forest na základě či v souvislosti s uzavřenou smlouvou  údaj o svém rodném čísle, souhlasí jakožto nositel tohoto rodného čísla ve smyslu § 13c odst. 1 zákona č. 133/2000 Sb. s tím, aby Wotan Forest toto jeho rodné číslo využívala pro účely evidence smluv, poskytnutých plnění a ochranu práv Wotan Forest, aby jej za tímto účelem archivovala, zpracovávala a užívala. Jakékoliv odvolání souhlasu podle tohoto článku nemá vliv na oprávnění Wotan Forest na zpracování informací a údajů, které vyplývá z příslušných právních předpisů či pro jiné účely, ledaže by výslovně stanovily jinak.

 

Předávání osobních údajů jiným osobám (příjemci osobních údajů)

Ne všechna zpracování osobních údajů provádí naše společnost sama. Ke zpracování si někdy najímáme třetí osoby, tzv. zpracovatele osobních údajů. Snažíme se vybírat pouze takové zpracovatele, kteří jsou dostatečně důvěryhodní.

Wotan Forest může zpřístupnit osobní údaje třetím osobám pouze v případech, kdy jí to bude ukládat nebo umožňovat právní předpis anebo se souhlasem kupující. Wotan Forest zpřístupňuje osobní údaje pouze v obvyklém rozsahu zpracovatelům či jiným příjemcům – dodavatelům externích služeb (typicky zásilkovým společnostem a jiným osobám podílející se na dodání zboží či realizaci plateb na základě kupní smlouvy osoby zajišťující pro správce technické služby související s provozem e-shopu, programátorské či jiné podpůrné technické služby, dodavatelé počítačových systémů, serverových služeb, rozesílání e-mailů a poskytovatelům archivačních služeb), provozovatelům (záložních) serverů či provozovatelům technologií využívaných Wotan Forest , kteří je zpracovávají za účelem zajištění funkčnosti příslušných služeb. Dále mohou být osobní údaje zpřístupňovány v nezbytně nutném rozsahu právním, ekonomickým a daňovým poradcům a auditorům, kteří je zpracovávají za účelem poskytování poradenských služeb či osobám tvořícím s AGROFERT koncern. Osobní údaje týkající se dlužníků mohou být zpřístupněny také společnosti poskytující pojištění pohledávek či jiným společnostem za účelem vymáhání pohledávek. Na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být osobní údaje předané také orgánům veřejné správy.

Dalšími příjemci Vašich osobních údajů budou CzechProject spol. s r.o. (IČ: 25942344, poskytovatel našeho internetového řešení).

 

 

Předávání osobních údajů do ciziny

Zatímco podle Nařízení platí zásada volného pohybu osob v EU, Nařízení omezuje předávání osobních údajů do ciziny mimo EU. Naše společnost standardně osobní údaje do ciziny mimo EU nepředává.

 

Poučení o právech kupujícího - subjektu údajů

  1. 1.        Právo na přístup k osobním údajům

Kupující jako subjekt údajů má právo získat od prodávajícího jako správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím:

-      účely zpracování,

-      kategorie dotčených osobních údajů,

-      příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, zejména příjemci ve třetích zemích nebo v mezinárodních organizacích,

-      plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby,

-      existence práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování a nebo vznést námitku proti tomuto zpracování,

-      právo podat stížnost u dozorového úřadu,

-      veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů,

-      skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, uvedenému v čl. 22 odst. 1 a 4 Nařízení, a přinejmenším v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů.

 

Kupující jako subjekt údajů má právo na poskytnutí kopie zpracovávaných osobních údajů.

 

  1. Právo na odvolání souhlasu

Pokud je zpracování založeno na čl. 6 odst. 1 písm. a) nebo čl. 9 odst. 2 písm. a) Nařízení, má kupující jako subjekt údajů právo odvolat kdykoli souhlas, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

 

  1. 3.        Právo na opravu

Kupující jako subjekt údajů má právo na to, aby prodávající jako správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má kupující jako subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

 

  1. Právo na výmaz („právo být zapomenut“)

Kupující jako subjekt údajů má právo na to, aby prodávající jako správce bez zbytečného odkladu vymazal osobní údaje, které se daného kupujícího jako subjektu údajů týkají, a prodávající jako správce má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů:

-      osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,

-      subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje podle čl. 6 odst. 1 písm. a) nebo čl. 9 odst. 2 písm. a) Nařízení zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování,

-      subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 Nařízení a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 2 Nařízení,

-      osobní údaje byly zpracovány protiprávně,

-      osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje,

-      osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle čl. 8 odst. 1 Nařízení.

 

Jestliže prodávající jako správce osobní údaje zveřejnil a je povinen je podle předchozího odstavce vymazat, přijme s ohledem na dostupnou technologii a náklady na provedení přiměřené kroky, včetně technických opatření, aby informoval správce, kteří tyto osobní údaje zpracovávají, že je subjekt údajů žádá, aby vymazali veškeré odkazy na tyto osobní údaje, jejich kopie či replikace.

 

Právo na výmaz nelze uplatnit, pokud je zpracování nezbytné:

-      pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje,

-      z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví v souladu s čl. 9 odst. 2 písm. h) a i) a čl. 9 odst. 3 Nařízení,

-      pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

 

  1. Právo na omezení zpracování

Kupující jako subjekt údajů má právo na to, aby prodávající jako správce omezil zpracování, v kterémkoli z těchto případů:

-      subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit,

-      zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití,

-      správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,

-      subjektúdajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 Nařízení, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

 

Pokud bylo zpracování omezeno, mohou být tyto osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze se souhlasem kupujícího/prodávajícího jako subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby.

 

Kupující jako subjekt údajů, který dosáhl omezení zpracování podle předchozího odstavce, je prodávajícím jako správcem předem upozorněn na to, že bude omezení zpracování zrušeno.

 

  1. Oznamovací povinnost ohledně opravy nebo výmazu osobních údajů nebo omezení zpracování

Prodávající jako správce oznamuje jednotlivým příjemcům, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, veškeré opravy nebo výmazy osobních údajů nebo omezení zpracování provedené v souladu s článkem 16, čl. 17 odst. 1 a článkem 18 Nařízení, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Prodávající jako správce informuje kupujícího jako subjekt údajů o těchto příjemcích, pokud to kupující jako subjekt údajů požaduje.

 

  1. Právo na přenositelnost údajů

Kupující jako subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl prodávajícímu jako správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu prodávající jako správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil, a to v případě, že:

-       zpracování je založeno na souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) nebo čl. 9 odst. 2 písm. a) nebo na smlouvě podle čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení a

-      zpracování se provádí automatizovaně.

 

Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů má kupující jako subjekt údajů právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné.

 

  1. Právo vznést námitku

Kupující jako subjekt údajů má z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají, na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f) Nařízení, včetně profilování založeného na těchto ustanoveních. Prodávající jako správce osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

 

Pokud se osobní údaje zpracovávají pro účely přímého marketingu, má kupující jako subjekt údajů právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají, pro tento marketing, což zahrnuje i profilování, pokud se týká tohoto přímého marketingu.

 

Pokud kupující jako subjekt údajů vznese námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.

 

  1. Oznamování případů porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů

Pokud je pravděpodobné, že určitý případ porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, oznámí prodávající jako správce toto porušení bez zbytečného odkladu kupujícímu jako subjektu údajů.

 

Oznámení kupujícímu jako subjektu údajů se nevyžaduje, je-li splněna kterákoli z těchto podmínek:

-      správce zavedl náležitá technická a organizační ochranná opatření a tato opatření byla použita u osobních údajů dotčených porušením zabezpečení osobních údajů, zejména taková, která činí tyto údaje nesrozumitelnými pro kohokoli, kdo není oprávněn k nim mít přístup, jako je například šifrování,

-      správce přijal následná opatření, která zajistí, že vysoké riziko pro práva a svobody subjektů údajů podle odstavce 1 se již pravděpodobně neprojeví,

-      vyžadovalo by to nepřiměřené úsilí. V takovém případě musí být subjekty údajů informovány stejně účinným způsobem pomocí veřejného oznámení nebo podobného opatření.

 

  1. 10.    Právo podat stížnost u dozorového orgánu

Aniž jsou dotčeny jakékoliv jiné prostředky správní nebo soudní ochrany, má kupující jako subjekt údajů právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů, pokud se subjekt údajů domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů je porušeno Nařízení.

 

  1. 11.    Právo na soudní ochranu

Aniž je dotčena jakákoli dostupná správní či mimosoudní ochrana, včetně práva na podání stížnosti u dozorového úřadu podle článku 77 Nařízení, má kupující jako subjekt údajů právo na účinnou soudní ochranu, pokud má za to, že jeho práva podle Nařízení byla porušena v důsledku zpracování jeho osobních údajů v rozporu s tímto Nařízením.